Privacy policy

Algemeen

Deze privacy policy (“Privacy Policy”) regelt de verwerking van uw persoonsgegevens als een onderdeel van uw gebruik van onze Website (de “Website”) en de diensten die daarmee verband houden (gezamenlijk aangeduid als de “Diensten”). Deze verwerking wordt uitgevoerd door Polytra NV als verantwoordelijke voor de verwerking, met zetel te Building Verzicht, Desguinlei 92 e15, 2018 Antwerpen – Belgium (“wij”, “ons”), ingeschreven in de KBO onder nummer 0414.348.267, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens.

Door de privacy opt-in checkbox aan te klikken op formulieren op de website, verklaart u dat u inderdaad deze Privacy Policy gelezen heeft en hiermee instemt. U verklaart dat u begrijpt met welke doeleinden uw persoonsgegevens worden verwerkt. U stemt er ook mee in dat uw voortgezet gebruik wordt begrepen als een voortgezette toestemming. U kan uw toestemming op elk ogenblik intrekken door een verzoek te richten naar gdpr@polytra.be.

Hou er rekening mee dat we zogenaamde ‘cookies’ of gelijkaardige technologie kunnen gebruiken als deel van de Website en/of de Diensten. Cookies zijn kleine tekstbestanden die geplaatst worden op de harde schijf van een toestel, en die bepaalde informatie bevatten, waaronder soms persoonsgegevens. Voor meer informatie betreffende ons gebruik van cookies, gelieve onze Cookie Policy te lezen.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

U hoeft ons geen persoonsgegevens te verstrekken om het grootste deel van onze Website te kunnen gebruiken. Wanneer u de Website en/of Diensten gebruikt, verwerken we de volgende categorieën persoonsgegevens die op u betrekking hebben:

Voor contact doeleinden:

naam, voornaamcontactgegevens (zoals e-mail)Bedrijfsnaam

Voor het solliciteren op vacatures:

Naam, VoornaamContactgegevens (zoals e-mail & Telefoonnummer)MotivatieOpgeladen CV

In principe verkrijgen wij de hierboven genoemde persoonsgegevens rechtstreeks van u. Wij sturen geen van de persoonlijke gegevens die u via de Website verstrekt door aan providers van social media, tenzij u hiermee instemt.

Waarom verwerken we uw persoonsgegevens?

Polytra verzamelt voormelde informatie om een beeld te krijgen van uw behoeften en u een betere service te bieden, en meer bepaald voor de volgende doeleinden:

Om u op een gepersonaliseerde en efficiënte manier te voorzien van de informatie over producten en diensten die u aanvraagt, of om te reageren op uw (online)vragen over onze producten of diensten, hetzij via de Website, e-mail, telefoon of social media kanalen.Om de Diensten aan u te kunnen verstrekken en/of producten te kunnen leveren.Om onze producten en Diensten te verbeteren.Om klachten over onze producten en Diensten of met betrekking tot onze Website te onderzoeken.Om uw vacature in overweging te nemen, als u solliciteert.Voor direct marketing doeleinden, d.w.z. om u te kunnen voorzien van gerichte communicatie, promoties, aanbiedingen en andere advertenties van ons of onze geselecteerde partners. Hiervoor zullen wij uw voorafgaande toestemming vragen.Voor het uitvoeren van statistische analyses om onze Website en/of Diensten te verbeteren, of het ontwikkelen van nieuwe producten of diensten.Om te verstrekken aan een financiële instelling of betalingsdienstaanbieder, om uw financiële instelling en de betalingsdienstaanbieder in staat te stellen aan hun wettelijke verplichtingen te voldoen.Om over te dragen aan de politie of de gerechtelijke autoriteiten als bewijs van mogelijke misdrijven of indien er gegronde verdenkingen bestaan van een onrechtmatige daad of misdrijf door u gepleegd door middel van uw registratie bij of gebruik van de Website of de Diensten.Om te voldoen aan de wettelijke en regelgevende verplichtingen evenals aan verplichtingen en vereisten inzake compliance.In het kader van een mogelijke fusie met, overname van/door of splitsing door een derde partij, zelfs indien die derde zich buiten de EER (Europese Economische Ruimte) bevindt.sAls en wanneer uw registratie op de Website of gebruik van de Website of Diensten kan worden beschouwd (a) als een schending van de voorwaarden of de intellectuele eigendomsrechten of enig ander recht van een derde partij, (b) een bedreiging voor de veiligheid of integriteit van de Diensten, (c) een gevaar voor de Website of Diensten of systemen van ons of van onze onderaannemers als gevolg van virussen, Trojaanse paarden, spyware, malware, of enige andere vorm van kwaadaardige code, of (d) op welke manier dan ook illegaal of onrechtmatig, discriminerend of beledigend is, mogen wij uw gegevens verwerken in het belang van onszelf, onze partners of derden.

Met wie wij gegevens delen

Gaan we Google Analytics gebruiken?

Ja

Gaan we deze data delen met iemand anders dan Google Analytics/Signals?

Gaan we met Marktonderzoekers werken (3rd parties?) Ja? Dan moeten we dit uitwerken. Afdekken: Contractuele geheimhoudingsplicht met 3rd parties/Leveranciers (NDA, Supplier reviews, contracten, etc..)

Waar wij gegevens verwerken

Verwerking van formulieren op onze website(s), gegevens worden enkel in EU verwerkt binnen de organisatie die GDPR compliant zijn.

Cargowise: To check!

Hoe wij gegevens verwerken

Wij zullen ons uiterste best doen om alleen die persoonsgegevens te verwerken die noodzakelijk zijn voor het bereiken van de doeleinden zoals vermeld in deze Privacy Policy. Uw persoonsgegevens worden op een wettelijke, eerlijke en transparante manier verwerkt. We streven ernaar uw persoonsgegevens accuraat en up-to-date te houden.

Uw persoonsgegevens worden alleen verwerkt zolang als nodig is om de in deze Privacy Policy vermelde doeleinden te bereiken, of totdat u uw toestemming voor de verwerking ervan intrekt. Houd er rekening mee dat het intrekken van uw toestemming kan betekenen dat u niet langer in staat bent om de Website en/of Diensten geheel of gedeeltelijk te gebruiken.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, diefstal, onopzettelijk verlies, manipulatie of vernietiging. Toegang tot uw persoonsgegevens door ons personeel of personeel van onze externe verwerkers is alleen mogelijk op basis van een need-to-know-principe en is onderworpen aan strikte geheimhoudingsverplichtingen. U begrijpt echter dat, ondanks onze inspanningen, absolute veiligheid en beveiliging nooit volledig gegarandeerd kunnen worden.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

De bewaartermijnen variëren afhankelijk van de aard van de verleende dienst. Wij bewaren uw gegevens gedurende de langste van de onderstaande periodes:

Zo lang als nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld en verwerkt.Zo lang als vereist is om te voldoen aan onze wettelijke, contractuele en juridische verplichtingen, evenals onze commerciële en operationele behoeften.

Uw rechten

U heeft het recht om toegang te vragen tot alle persoonsgegevens die wij over u verwerken. Verzoeken om toegang die duidelijk bedoeld zijn om overlast of schade te veroorzaken, worden echter niet behandeld.

U heeft het recht om te vragen dat onjuiste of onnauwkeurige persoonsgegevens kosteloos worden gecorrigeerd. Bij een dergelijk verzoek dient u bewijs te leveren dat de betreffende persoonsgegevens onjuist zijn.

U heeft het recht om uw eerder gegeven toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken. Dit kunt u te allen tijde doen door een e-mail te sturen naar gdpr@polytra.be of door uw profiel te verwijderen (indien van toepassing).

U heeft het recht om te vragen dat persoonsgegevens over u worden verwijderd als deze niet langer nodig zijn voor de doeleinden zoals vermeld in deze Privacy Policy, of als u uw toestemming voor de verwerking ervan intrekt. Houd er echter rekening mee dat een verzoek tot verwijdering wordt beoordeeld in het licht van wettelijke of reglementaire verplichtingen of administratieve of gerechtelijke bevelen die ons kunnen verhinderen de betreffende persoonsgegevens te verwijderen.

In plaats van verwijdering kunt u ook vragen dat wij de verwerking van uw persoonsgegevens beperken indien (a) u de juistheid van die gegevens betwist, (b) de verwerking onwettig is, of (c) de gegevens niet langer nodig zijn voor de genoemde doeleinden, maar u ze nodig heeft om uzelf te verdedigen in gerechtelijke procedures.

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens indien u kunt aantonen dat er ernstige en gerechtvaardigde redenen zijn die verband houden met uw specifieke situatie en die een dergelijk bezwaar rechtvaardigen. Als de beoogde verwerking echter direct marketing betreft, heeft u het recht om kosteloos en zonder rechtvaardiging bezwaar te maken tegen een dergelijke verwerking.

Wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van toestemming of een contract en de verwerking geautomatiseerd plaatsvindt, heeft u het recht om de door u aan ons verstrekte persoonsgegevens in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat te ontvangen en, indien technisch mogelijk, deze gegevens rechtstreeks door te geven aan een andere dienstverlener. De technische haalbaarheid hiervan wordt uitsluitend door ons beoordeeld.

Als u een verzoek wilt indienen om één of meer van de hierboven vermelde rechten uit te oefenen, kunt u een e-mail sturen naar gdpr@polytra.be. In dit verzoek moet duidelijk worden vermeld welk recht u wilt uitoefenen en waarom. Het verzoek moet gedateerd en ondertekend zijn en vergezeld gaan van een digitaal gescande kopie van uw geldige identiteitskaart ter bevestiging van uw identiteit. Wij zullen u onmiddellijk op de hoogte stellen van de ontvangst van een dergelijk verzoek. Indien de aanvraag gegrond blijkt te zijn, zullen wij deze zo spoedig mogelijk na ontvangst van de aanvraag inwilligen.

Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons, kunt u altijd contact opnemen met onze Data Protection Manager via het e-mailadres gdpr@polytra.be. Daarnaast informeren wij u ervan dat u steeds het recht heeft een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). U kan hen contacteren via telefoon op het nummer +32 (0)2 274 48 00  of +32 (0)2 274 48 35, via e-mail naar contact@apd-gba.be of via briefpost naar onderstaand adres.

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel

Veiligheid

Polytra zet zich in om de veiligheid van uw gegevens te waarborgen. Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen toevallige of onrechtmatige vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde verstrekking of toegang, en andere vormen van onrechtmatige verwerking. Houd er echter rekening mee dat het internet een open systeem is en dat wij niet kunnen garanderen dat onbevoegde derden nooit in staat zullen zijn om deze maatregelen te omzeilen of uw persoonsgegevens voor ongepaste doeleinden te gebruiken.

Deze website kan links bevatten naar websites van derden. Polytra is niet verantwoordelijk voor de inhoud van deze websites en evenmin voor de privacy praktijken van deze derden. Zorg ervoor dat u het relevante privacy beleid van deze derden leest en begrijpt voordat u hun cookies accepteert en hun websites bezoekt, om er zeker van te zijn dat uw persoonsgegevens voldoende worden beschermd.

Google Signals

Google Analytics zal gebruikersinformatie verzameld uit de diensten van Polytra koppelen aan informatie van de accounts van aangemelde gebruikers die hiervoor toestemming hebben gegeven. Het doel van deze koppeling is om gebruikers gepersonaliseerde advertenties te kunnen tonen.

De gebruikersinformatie wordt verzameld door ‘Google Signals’, een dienst van Google. Google Signals stelt ons in staat om multi-platform datarapportages op te stellen op basis van informatie van gebruikers die gepersonaliseerde advertenties hebben ingeschakeld in hun Google-accounts.

De door Google Signals verzamelde informatie kan gegevens bevatten over de locatie, zoekgeschiedenis, YouTube-geschiedenis van de gebruiker, en data van websites die partner zijn van Google. Deze informatie wordt gebruikt om gebundelde en anonieme inzichten te verkrijgen in het gedrag van gebruikers over verschillende apparaten heen.

Eindgebruikers kunnen hun gegevens raadplegen en/of verwijderen via My Activity. Meer informatie over de gegevens die Google verzamelt, vindt u in de Privacy Policy van Google. 

Bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht

Volgens de Wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht binnen een juridische entiteit in de private sector, heeft Polytra een intern meldingskanaal opgezet.

Als u in een werk gerelateerde context informatie heeft gekregen over:

Inbreuken die de financiële belangen van de Europese Unie schaden, Inbreuken met betrekking tot de interne markt, inclusief schendingen van EU-regels inzake mededinging en staatssteun, Inbreuken op overheidsopdrachten, financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering, productveiligheid en -conformiteit, vervoersveiligheid, milieubescherming, stralingsbescherming en nucleaire veiligheid, voedsel- en diervoederveiligheid, diergezondheid en dierenwelzijn, volksgezondheid, consumentenbescherming, bescherming van privacy en persoonsgegevens, beveiliging van netwerk- en informatiesystemen, belastingfraude en sociale fraude,

kunt u deze melden aan Polytra.

Meldingen kunnen - al dan niet anoniem - op de volgende manieren worden gedaan:

Telefonisch via +32 3 205 05 01

Per e-mail naar GDPR@polytra.be

Binnen zeven dagen na ontvangst van de melding ontvangt u een bevestiging. Binnen drie maanden na de bevestiging krijgt u feedback over de melding.

Elke verwerking van persoonsgegevens gebeurt in overeenstemming met de GDPR-principes. Alle persoonsgegevens die niet relevant zijn voor de behandeling van een specifieke melding worden onmiddellijk verwijderd.

Meldingen worden bewaard tot het verstrijken van de verjaringstermijn in het daarvoor bestemde register, waarbij rekening wordt gehouden met geheimhoudingsvereisten. Meldingen worden bewaard zolang de contractuele relatie met de melder loopt.

Wijzigingen aan deze policy

Polytra kan deze policy van tijd tot tijd aanpassen en bijwerken om ervoor te zorgen dat de policy weergeeft hoe wij uw persoonsgegevens op een gegeven moment verwerken. De bijgewerkte versie van deze policy wordt op dezelfde webpagina geplaatst en wordt bij publicatie onmiddellijk van kracht. Gelieve regelmatig naar deze webpagina terug te keren om er zeker van te zijn dat u altijd op de hoogte bent van de informatie die wij verzamelen en verwerken, hoe en in welke omstandigheden uw gegevens worden gebruikt en in welke gevallen wij uw gegevens met derden delen.

Versie 01 April 2025